管理組合の運営で、書類の保管・整理に
お困りごとはありませんか？
書類の保管
- 長期保存による紙の劣化
- 災害時などの書類滅失の心配
入居者対応
- 入居者へのログインの案内
- IDやパスワードの問い合わせ対応
書類の整理
- 書類のPDF化、ファイル名の変更が面倒
- 整理してアップロードするのが面倒
理事長後任への引継ぎ
- 引継がれても何がどこにあるのか分からない
- 事あるごとに書類の場所を聞かれる
理事会資料の保管・整理が不要
毎年増えていく紙の資料の保管場所の問題は、クラウド上に保管するから心配ありません。
管理組合の資料をクラウド上に保存すれば、欲しい情報に簡単にアクセスできます。
紙の保管で発生する「汚損」、「紛失」などのリスクを回避できます。
書類は、「種類」「期」ごとに分類
・総会資料
・理事会資料
・月次収支報告書
・支払明細書
・収支予算案書
・点検作業報告書
・工事完了報告書 など
書類のアップロード作業が不要
紙で届いた書類をスキャンしてアップロードする必要がありません。
議事録、月次収支報告書、点検報告書など毎月紙で届く書類が管理会社側で定期的にアップロード。
※kanri.onlineを使用している管理会社と連携している場合
自動でアップロード
理事長への報告が必要な書類のペーパレス化が可能です。
データは、管理会社のデータを自動でアップロード。
理事長は、届いたメールから書類を確認するだけです。
書類の整理・保管の作業が不要になります。
※ペーパレス化するには、管理会社との間で理事長の承諾が必要になります
入居者のIDパスワード管理が不要
2次元コードの発行で、入居者向けのページを管理。
入居者から「IDを忘れた」「パスワードはなんだっけ？」といった問い合わせが無くなります。
※2次元コードは、時限でアクセスができなくなります
2次元コードで入居者に共有
2次元コードを入居者に配布すれば、資料の共有も簡単。
総会資料を2次元コードを印刷した紙1枚にして、資源の削減を実現できます。
入居者ページは以下の資料に限定して共有できます。
・総会資料
・管理規約
・販売時パンフレット図面
後任理事長への引継ぎが簡単
書類の保管場所。書類の保管の仕方。など細かなルールを引き継ぐ必要がありません。
後任のアカウントを作成するだけで引継ぎ完了です。
細かい説明は不要
理事会引継ぎ時にIDを作成するだけで、大量の書類の引継ぎは完了。
ファイリングの仕方など細かなルールを共有する必要もありません。
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