kanri.online導入までの道のりと試行錯誤から見えたこと＃2
引き続き、明和地所コミュニティの織戸取締役に全棟導入の経緯を伺います。
開発当初は、新しいシステムが定着するのか不安だった
茨木 明和地所コミュニティでは、全フロントにkanri.onlineを導入しています。kanri.onlineによるフロント業務のデジタル化ですが、やってみて良かったことはどのようなことですか？
織戸 フロントと管理員の業務でデジタル化（kanri.online化）したものとして、理事会速報、巡回報告書、週間工事報告、業務日誌などがありますが、フロントやその上司が効率化したかったことを、kanri.online開発担当者が一つひとつ丁寧に聞き取り、開発してくださったので、大変快適に利用できています。
しかし、これは今だから言えることで、開発当初は、kanri.onlineの運用が定着するのか不安でした。
茨木 そうだったんですか？
織戸 実証実験開始当初は利用率が上がらず、どうしたら利用してくれるのか悩んだこともありましたが、フロントとミーティングを重ね、意見を取り入れ、業務フローも改善しながら進めた結果、現在は、kanri.onlineがある前提での業務に変わっています。
理事会速報イメージ図（PC画面）
茨木 実装とテストを繰り返しながら開発したのが良かったのですかね。
織戸 フロントからすると、以前は、マンションで何かあったらとりあえず急行して自分の目で確かめる・・という行動パターンが、kanri.onlineの導入により、まず、管理員にチャット、写真、動画などを使って状況の報告をしてもらった上で、マンションに行くかどうかを判断することができるようになりました。
でも、一番良かったことは、フロント全員、管理員全員が利用していることです。それによってもたらされるメリットは計りしれません。
業務スピードが上がった
茨木 kanri.onlineを導入して変化はありましたか？
織戸 kanri.onlineを導入して効果を感じていることの一つに、業務の効率化があります。
具体的な例をあげると、
①フロントと管理員のコミュニケーションが変わりました。緊急性のないものは、電話からチャットに変わり、お互いのタイミングでやりとりができて、かつ、連絡漏れがなくなりました。
②開催した理事会の報告方法が変わり情報の共有が円滑になりました。以前はフロントがオフィスへ戻ってきてから報告書を作成していましたが、kanri.onlineの「理事会速報」での報告に変わったことで、次の現場への移動中にできるようになり上司への報告が早くなりました。
③建物や設備の不具合などについて、管理員から電話で報告されても、なかなか状況が把握できませんでしたが、kanri.onlineの導入により写真や動画が簡単に送れるので、管理員が何を言いたいのか一目瞭然で分かるようになりました。
これにより、不具合の程度も把握できるようになりましたので、フロントが現地に行けなくても、業者の手配等ができるようになりました。
茨木 ありがとうございます。
織戸 この3点以外にも、業務日誌の閲覧や巡回報告などがパソコンやスマートフォンで確認できるようになりましたので、効率が大変良くなりました。
茨木 ペーパーレスにもなりましたね。
織戸 内部報告の書類がなくなったのは大きいです。非常に良かったと思います。
効率化された時間は、理事会への提案資料の作成や、お客様とのコミュニケーション等の時間にあてられるようになりましたので、「業務のスピードが上がった＝顧客満足度向上の為の業務の時間が増えた」ということになると感じています。
保全部の動きも変わった
茨木 近年は、kanri.onlineに設備の点検や修繕を行う保全部向けの機能を作っています。こちらについても、背景を教えてください。
織戸 当社では、フロントの他に保全部の社員もマンションを巡回しています。マンションのどこかに不具合が発生していないか、改善提案すべきところはないか確認をしています。
このような報告も、以前は巡回後にオフィスに戻って来てから報告書を作成するという作業が必要でしたが、kanri.onlineの「保全部巡回報告書」の利用に変わりました。巡回しながらスマートフォンで入力していくことができますし、もちろん写真もその場でアップ可能です。
保全部巡回報告書イメージ図（iPhone画面）
織戸 建物や設備について、より専門性の高い知識をもった保全部の社員が巡回することで、不具合の発見だけでなく、バリューアップの提案ができるようになりました。
「保全部巡回報告書」はフロントも閲覧できるので、管理組合の事情に応じて提案をしています。「不具合が広がる前に理事会に提案する、改善事項は速やかに対処する」これが当社の方針です。
茨木 最近は、社内だけでなく協力事業者も含めた使用についても進めていますよね。
織戸 現在は、設備点検等の再委託業者にも、kanri.onlineの仕組みを利用した「設備点検報告」のフォームを利用してもらう実証実験を進めています。
この機能が完成し、多くの再委託業者が利用するようになれば、点検報告のスピード化が図れ、顧客満足度の向上に貢献できるものと考えています。
※ 明和管理株式会社は、2023年4月1日付で「明和地所コミュニティ株式会社」に商号を変更しました。
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